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Documentos da empresa: descubra quando você deve armazenar e descartar esses arquivos




A rotina de uma empresa inclui várias atribuições. Portanto, uma boa organização é imprescindível para manter tudo em perfeito funcionamento. Essa regra se aplica, inclusive, aos documentos.


Isso porque, ao longo do ano, é normal que essas documentações, sejam elas físicas ou digitais, se acumulem. É nessas horas que surge a dúvida sobre o que deve ser guardado e o que pode ser descartado.


Para te ajudar, a Citta Contabilidade, preparou esse artigo explicando quais são os documentos que devem ser mantidos e os que podem ser jogados fora, além de um pequeno guia de como se organizar em relação a isso para manter a rotina da sua empresa sempre organizada. Aproveite a leitura!



Qual é a época ideal para organizar as documentações da empresa?


Como sabemos, o fluxo de entrada de documentos em uma empresa é constante ao longo de todo o ano. No entanto, o melhor momento para rever documentos, e se organizar, é logo nos primeiros meses.


Isso porque é nesse período que sucede o encerramento dos ciclos contábeis e comerciais. Ao mesmo tempo, no início do ano também boa parte dos dados da empresa do ano atual estão limitados.


É importante alertar que, embora seja uma época favorável para colocar a casa em ordem, é preciso ter muita atenção, pois existe também grandes chances de ocorrerem erros. Esse risco é devido ao fato de você estar lidando com muita informação ao mesmo tempo, envolvendo muitos documentos que possuem pesos e regras diferentes entre entre si.


Documentos que devem ser sempre priorizados durante a organização



Durante a organização, é importante manter alguns documentos sempre em mãos e também verificar, regularmente, se estão em dia. Trata-se dos alvarás e licenças regulatórias (expedidos pelos órgão públicos).


Englobam essa lista: licenças sanitárias e ambientais, alvará de funcionamento, Auto de vistoria dos Bombeiros, dentre outros.


A verificação frequente dessa documentação é indispensável, uma vez que elas possuem prazos de validade e precisam ser renovadas.


Uma vez que os documentos estão vencidos, a empresa poderá sofrer penalidades, como multas e até mesmo o seu fechamento. Para evitar esse transtorno, revise sempre as datas de expiração e se antecipe com as renovações.


Documentos: por quanto tempo devo armazená-los?


Sabia que, mesmo depois de vencidos, alguns documentos precisam ser guardados por mais tempo?


Pois é, o armazenamento de alguns arquivos (tributários, contratuais, trabalhistas e previdenciários) não devem ser descartados pelo simples fato de serem antigos.


Contudo, cada um deles tem um prazo para serem mantidos pela empresa em segurança.


Essa obrigatoriedade tem mais como intuito proteger a empresa judicialmente. Dessa forma, você tem um respaldo e provas legais diante a uma briga judicial, por exemplo.


Vale lembrar que não estar em conformidade com a obrigatoriedade poderá fazer com que a empresa sofra as sanções da lei.


Manter os documentos da empresa em dia, e organizados, te facilitará justamente na hora de definir quais deles podem ser descartados ou deletados, sem riscos.


Veja, a seguir, o prazo que alguns arquivos precisam ser mantidos:


3 (três) anos


  • Contrato locatário de imóveis.


5 (cinco) anos


  • Imposto de Renda (IR);

  • Simples Nacional;

  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);

  • Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos;

  • Livros fiscais e contábeis;

  • Programa de Integração Social (PIS);

  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

  • Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;

  • Declarações (DIPJ, DCTF, Dirf);

  • Declaração de Ajuste Anual (declaração e comprovantes);

  • Contribuição previdenciária (GPS) e Sindical (CRCSU);

  • Recibos de pagamento (salário, férias, 13°);

  • Recibos de controle de ponto dos funcionários;

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);

  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

  • Pedido de demissão;

  • Aviso prévio.


10 (dez) anos


  • Folhas de pagamentos;

  • Notas fiscais, recibos, comprovantes de lançamento;

  • Recibo de pró-labore;

  • Contribuições Previdenciárias (GPS);

  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;

  • Sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil;

  • Comprovantes de recolhimento dos tributos e contribuições;

  • Declarações (DIPJ, DCTF, DIRF e de ajuste anual);

  • Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur);

  • Livro de registro de inventário;

  • Livro de registro de saídas;

  • Contratos de prestação de serviços;

  • Contratos de leasing.


20 (vinte) anos

  • Exames médicos (admissional, periódico, retorno as atividades, mudança de função, demissional) e todos os dados obtidos (exames, laudos clínicos, dentre outros). Em caso de demissão, as conclusões médicas e medidas aplicadas devem ser mantidas por esse período com data a contar do dia do desligamento da pessoa da empresa;

  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).


30 (trinta) anos


  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);

  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC);

  • Contrato de Trabalho;

  • Livro ou ficha de registro de empregado;

  • CIPA - Livro de Atas;

  • Livros de Inspeção do Trabalho, de acionistas.


Validade de Alvarás e Licenças


  • Licença Sanitária - 1 (um) ano;

  • Licença de Publicidade - não tem um prazo determinado, exceto em caso de alguma alteração. Fique atento(a) ao pagamento da taxa anual, que se paga no mês de junho.

  • Certificado de Aprovação dos Bombeiros - o documento só perde a validade em decorrência de alteração de razão social, endereço, finalidade, lay-out e/ou acréscimo da área construída.

  • Alvará de funcionamento - não tem prazo

  • Licença Ambiental - existem vários tipos de licença. Para cada uma delas existe um prazo máximo, sendo:


I - Licença Prévia (LP); o prazo de validade é, no mínimo, o estabelecido no cronograma de elaboração dos planos, programas e projetos e, no máximo, de 5 (cinco) anos.


II - Licença de Instalação (LI); o prazo de validade é, no mínimo, o estabelecido no cronograma de instalação e pré-operação e, no máximo, de 6 (seis) anos.


III - Licença Prévia e de Instalação (LPI); o prazo de validade é, no mínimo, o estabelecido no cronograma de instalação e pré-operação e, no máximo, de 6 (seis) anos.


IV - A Licença de Operação (LO); o prazo de validade é, no mínimo, de 4 (quatro) anos e, no máximo, de 10 (dez) anos.


V - A Licença de Instalação e de Operação (LIO); o prazo de validade é, no mínimo, de 4 (quatro) anos e, no máximo, de 10 (dez) anos.


VI - A Licença Ambiental Simplificada (LAS); o prazo de validade é, no mínimo, de 4 (quatro) anos e, no máximo, de 10 (dez) anos.


VII - A Licença Ambiental de Recuperação (LAR); o prazo de validade é, no mínimo, o estabelecido pelo cronograma de recuperação ambiental do local e, no máximo, de 6 (seis) anos.


VIII - A Licença de Operação e Recuperação (LOR); o prazo de validade é, no mínimo, o estabelecido pelo cronograma de recuperação ambiental da área e, no máximo, de 6 (seis) anos.



Conte com o suporte de um bom escritório de contabilidade



Com tantos documentos, é normal que surjam dúvidas sobre atualizações, armazenamento e descarte deles. Nessas horas, o suporte de um bom contador pode te auxiliar para você não cometer erros e ter problemas com a sua empresa.


A Citta Contabilidade é referência pelo seu atendimento personalizados. Nosso escritório conta com uma equipe altamente preparada e competente para lidar com as necessidades de cada um de seus clientes.


Gostaria de saber mais? Entre em contato conosco e veja como podemos te ajudar!

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